社員が業務で立て替えた経費の精算フローと、よくあるトラブルの防ぎ方を解説します。torucaの立替管理機能との連携方法も紹介。
立替経費精算の基本フロー
- 業務で経費を立て替えて支払い・領収書を保管
- 月次or随時で経費精算書を作成（torucaでCSV出力可）
- 上長・経理部門が確認・承認
- 指定口座に経費精算額を振り込み
- 精算済みの処理（torucaで「精算済み」にマーク）
torucaでの立替管理手順
- 領収書をアップロードして確定
- 確認画面「経費情報」で立替者名を入力
- 精算後は「精算済みにする」ボタンで状態管理
- 領収書管理ページで一括精算書出力
トラブル防止のポイント
領収書をなくさない
スマホで即撮影してtorucaにアップロードする習慣をつける
プライベート利用を混在させない
仕事用の財布・カードを分けると管理が楽
期限内に申請する
月末締め・翌月10日申請など社内ルールを必ず守る